说到会议，相信很多人的印象是——“发呆”、“废话”、“低效率”和“浪费时间”。但是会议是企业内沟通、决策和合作的主要形式之一。好的会议管理可以提高会议效率、加强沟通协作，使企业管理更加高效。这时候，作为行政管理者，就要学会如何去让会议高效进行了。今天阿力力就从以下几个方面，和大家一起探讨一下高效会议管理~
定期会议：日会、周例会、月会、半年度会议、年度会议。
临时性会议：客户会议、销售会议、等各部门临时解决问题/讨论问题的会议。
2、清楚并列出每个类别会议的管理方式，权、责、利：（8）会议纪律
1、原则上，采取谁先报备谁使用，小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会；2、但是须具体分析会议的轻重缓急，从而区分先后顺序；3、如仍无法判断会议室的先行使用者，则以会议需要用到的设备去判断，可否安排其他的场地代替；4、最重要的一点：过程中，和所有的会议预定者或其会议组织者进行以解决方案为前提的沟通方式去达成共识；5、需要用到行政人员的胜任力：沟通协调能力、情商力、亲和力和服务意识。
会议通知的重要性：会议的目的都是解决问题，所以一个会议的完整性，快速性，结果性，和会议通知发放准备度密不可分，否则就会导致会议中途不断的加入新的参会人员、或需要准备其他的会议资料，导致会议暂停/会议延期等问题；（2）评估和反馈领导的行程和工作是否与他预定的参会时间相冲突；（3）评估和反馈会议主题和讨论事项是否完全包含了参会人员；（4）告知每个参会人员会议相关事项，会议主题，会议要解决的问题，并提醒提前为会议做资料准备，发言准备；如有需要，为了会议时更顺利，可以先为此，提前和相关人员先进行讨论；（5）确认其他人的时间，及会议解决的事项等无误后，发放会议通知；（6）确认所有人收到会议通知，并且会前一小时提醒。（6）会议要求（可列出会议讨论事项、会议纪律要求、着装要求、工作安排等）：
（7）会议汇报需要的文件模板：
（4）会议前对所有物料的可使用情况和完好性进行检查。2、会议前准备事项一般为几大类（不一定都适用，根据会议情况删减相关物料）（1）设备类：投影仪、白板笔（三种颜色）、白板、白板刷、电脑、设备电源/电池备用、投影笔、话筒及备用电池、充电宝（领导可能会用）；（2）场地类：会议室卫生、会议桌椅布置、垃圾桶、烟灰缸、空调温度、灯光明暗度、演讲台、水杯、水壶、茶叶、茶杯、纸巾、湿纸巾、果盘、讲桌、讲桌摆花、是否为参会者准备笔记本或草稿纸、会议水牌、会议卡桌牌；（3）文件类：会议需要的文件和资料、所有人汇报的文件或PPT（提前演示确认放映无误，注意文档中插入的图片或文件是否能正常打开 ）；（4）流程类：提前安排和通知记录会议纪要人员、会议服务人员、会议主持人；提前告参会人员会议流程。
为了确保高效率，高质量地完成一个会议过程的管理，会议主持人应该具备哪些专业技能呢？1、会议流程的提前制定，并告知相关参会人员和汇报人员（为了避免会议过程偏题或延长会议时间，须提前和汇报人沟通和反复提醒：会议流程、汇报人员的汇报时长等，针对有习惯性汇报出问题的“前科”汇报人员，单独反复强调「用情商去沟通」）；2、所有汇报的文件电子版做汇报排序，并在会议前做播放的演示确认（确认放映无误，注意文档中插入的图片或文件是否能正常打开 ）；3、会议开始时，做会议流程和汇报人顺序的讲解，强调会议的时间、会议环节、汇报顺序及时长，并强调会议高效性，并可在汇报时设置人工提醒或汇报电子钟提醒处理，具体视情况而定；4、会议过程中，监管会议进行的流程有效性，杜绝会议讨论时出现与会议无关的边缘事项，浪费会议时间；并监管和提醒会议发言人的汇报时长；如当出现第一名汇报对象延时和偏题时，可在第二名汇报对象开始前，对汇报时长的问题作强调处理；5、会议进程的引导：适时的对会议的每一个议程和各进程，进行结果的总结发言，及半强制性发散性总结；6、当领导发言，或集体讨论工作事项时，经评估，继续讨论无意义时，可运用情商能力和沟通表达能力，委婉的提出解决方案：会后处理、或由相关部门后续负责的建议；旨在任何发散的问题，都能做结果的终结，及下一议程的引导。备注：会议主持人合理的控场会议和引导会议，其实就是导演一场由你制定规则的游戏，流程：制定游戏规则——分别沟通游戏规则——集体讲解游戏规则——过程反复强调游戏规则——总结。胜任力模型：行政人员的统筹能力、反应能力、情商能力、语言表达能力、沟通协调能力、思维逻辑能力。
（1）会议纪要整理：会议纪要的所有事项的推进方式，时间，负责人等，或者会议上没有达成共识，需要和相关部门，相关责任人会后确认。沟通以快速沟通解决方案为导向。如果沟通过程中，需要几个部门协助完成的事项，沟通相应部门，达成完成时间，交付方式及结果，责任人的共识。协调过程，具有良好的判断力和协调力，能够对多部门不能达成共识的时间做判断和协调。结果以最快时间推进整件工作为导向。会议纪要的发布和公示要确保信息传达。会议纪要是会议讨论和决策的记录，包含了会议的主要议题、讨论内容、决策结果以及相关行动计划。为了保证信息的准确性和透明度，会议纪要应当及时发布并向相关人员公示。发布会议纪要可以通过电子邮件、公司内部平台等进行。公示会议纪要的目的是让与会人员和相关部门了解会议的讨论和决策结果，以便能够及时采取相应的行动。通过有效的会议纪要发布和公示，可以提高信息传达的效率和准确性，促进公司内部沟通和协作。（1）制定会议事项的结果跟进表，列出会议待完成事项、事项分解，责任部门、责任人、预计完成时间、完成情况，实际完成时间等字段。并且需要评估每个部门的事项之间的衔接性，和分解指标的关联性。（2）会议跟进时，以提醒为主，快速推进每一个待完成的时间节点，可能推进的过程，有无法预料的状况。所以，推进过程，提前提醒，如果完成的结果和时间不能达到预估，跟进责任人去协调和解决问题。如果有新的分解事项和责任人，优化推进表。如果推迟了完成时间，则须告知事项的其他环节责任人。综上所述，一个成功的会议管理需要全面的考虑和细致的执行，以达到会议的预期目标和效果，确保会议的顺利进行。
力格思专注人力资源领域一站式服务，15年从业经验的累积，用“执行力”、“格局”、“思维”的标准砥砺深耕，誓将在这个我们热爱的人力资源行业，用专业架起行业从业者和成千上万家企业的桥梁。
我们希望能用过往的经验帮助大家打开新的局面，帮助企业HR打下夯实的基础，希望大家在力格思能敞开心扉共同成长。
力格思提供
力格思人力资源服务包括：企业人力资源实操团队代教&个人人力资源实操/实战代教。
个人人力资源实操/实战代教分为：一对一私人定制&6-8人精品小班制。
6-8人精品小班制分为：进阶班、高阶班、战略班 三个班型。（可根据自身工作经验与专业累积选择班型，详情可以咨询阿力力）
具体课程可参考下图（图中为战略班课程内容）
-人力资源课程表-
四川省成都市武侯区环球中心W6区12楼1222（电梯口）
13981132221(微信同号） 18080000619（微信同号）
115411246@qq.com